10/09/2026
7 DẤU HIỆU DOANH NGHIỆP CẦN RÀ SOÁT LẠI HS CODE NGAY
“Lô trước khai mã này, lô này cứ dùng lại thôi.”
Nếu doanh nghiệp đang xác định mã HS theo cách đó, đã đến lúc kiểm tra lại.
Một mã HS đã được sử dụng cho nhiều lô hàng trước đó không đồng nghĩa vẫn phù hợp với lô hàng tiếp theo. Khi hàng hóa hoặc các thông tin, tài liệu liên quan thay đổi, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại xem mã HS hiện tại còn phù hợp hay không.
Dưới đây là 7 tình huống cho thấy doanh nghiệp nên rà soát lại mã HS:
1. Tên hàng trên chứng từ chỉ ghi chung chung
Invoice chỉ ghi “hóa chất công nghiệp”, “linh kiện máy móc” hoặc một tên thương mại không thể hiện rõ đặc tính hàng hóa.
Khi mô tả chưa đủ thông tin về thành phần, cấu tạo, công dụng hoặc đặc tính liên quan, doanh nghiệp sẽ khó có đủ cơ sở để xác định mã HS phù hợp, từ đó dễ phát sinh sai sót trong việc phân loại và xác định thuế, chính sách quản lý hàng hóa.
2. Hàng hóa đã thay đổi nhưng mã HS vẫn giữ nguyên
Nhà cung cấp nâng cấp model, thay đổi tỷ lệ vật liệu hoặc thêm tính năng mới, nhưng nhân sự khai báo vẫn sử dụng mã HS cũ.
Tên thương mại có thể không đổi, nhưng đặc tính thực tế của hàng hóa đã khác. Nếu vẫn tiếp tục sử dụng mã cũ mà không rà soát, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh lại việc khai báo nếu mã HS không còn phù hợp với hàng hóa thực tế.
3. Invoice, catalogue và datasheet không thống nhất
Invoice mô tả một kiểu, catalogue thể hiện công dụng khác, datasheet lại có thông số kỹ thuật không giống nhau.
Không phải cứ có sự khác biệt giữa các chứng từ là chắc chắn sai mã HS. Nhưng khi thông tin không thống nhất, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh cơ sở phân loại khi được yêu cầu giải trình, đồng thời dễ xác định mã dựa trên thông tin chưa đầy đủ.
4. Lô nào cũng dùng lại mã HS của lô trước
Đây là một thói quen khá dễ gặp trong quá trình khai báo: nhân sự phụ trách copy mã từ tờ khai trước mà không kiểm tra lại xem thông tin hàng hóa hoặc căn cứ phân loại có gì thay đổi không.
Nếu mã HS của lô trước đã có sai sót, cách làm này có thể khiến cùng một sai sót tiếp tục lặp lại qua nhiều lô hàng thay vì được phát hiện và điều chỉnh sớm.
5. Có nhiều mã HS khác nhau với mức thuế chênh lệch đáng kể
Khi doanh nghiệp phân vân giữa nhiều mã HS và nhận thấy mức thuế có sự khác biệt lớn, đây là lúc cần rà soát kỹ căn cứ phân loại.Không phải chọn mã có thuế thấp hơn, mà phải xác định mã nào phù hợp với bản chất và đặc tính của hàng hóa theo quy định. Nếu xác định không đúng, doanh nghiệp có thể phát sinh chênh lệch về số thuế phải nộp và phải xử lý lại việc khai báo theo quy định.
6. Hàng hóa thuộc nhóm có yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra chuyên ngành
Với một số mặt hàng, mã HS không chỉ liên quan đến việc xác định thuế mà còn có thể gắn với chính sách quản lý hàng hóa.
Nếu lô hàng thuộc nhóm có yêu cầu quản lý hoặc kiểm tra chuyên ngành, việc rà soát thông tin hàng hóa và mã HS từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ chưa phù hợp hoặc phát sinh vướng mắc trong quá trình làm thủ tục.
7. Không giải thích được vì sao doanh nghiệp đang dùng mã HS đó
Nếu được Hải quan hỏi về cơ sở xác định mã HS nhưng câu trả lời chỉ là:
“Lô trước khai vậy nên lô này dùng tiếp.” Đó là lúc doanh nghiệp nên kiểm tra lại.
Catalogue, datasheet, thông tin thành phần, cấu tạo, công dụng và các tài liệu kỹ thuật liên quan có thể là những cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu và giải thích được mã HS mình đang sử dụng. Nếu không có đủ căn cứ để giải thích, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn hơn khi cơ quan Hải quan yêu cầu làm rõ việc phân loại hàng hóa.
Nếu đang gặp một trong 7 dấu hiệu trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ đâu?
- Chuẩn hóa thông tin từ nhà cung cấp:
Yêu cầu đối tác cung cấp các tài liệu phù hợp với từng mặt hàng, chẳng hạn catalogue, datasheet, thông tin thành phần, MSDS hoặc chứng nhận liên quan nếu có. Đặc biệt, không nên chỉ dựa vào một tên hàng quá chung chung trên Invoice để xác định mã HS.
- Xây dựng dữ liệu HS Code nội bộ:
Lập bảng theo dõi các mặt hàng thường xuyên nhập khẩu, trong đó ghi rõ mã HS đang sử dụng, mô tả hàng hóa, thông tin kỹ thuật và tài liệu làm cơ sở phân loại. Khi hàng hóa hoặc thông tin sản phẩm thay đổi, cần cập nhật và rà soát lại thay vì mặc định sử dụng mã cũ.
- Cân nhắc xác định trước mã số với mặt hàng phức tạp:
Với những mặt hàng có tính chất phức tạp hoặc khó phân loại, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thủ tục xác định trước mã số theo quy định của pháp luật hải quan.
- Rà soát cùng đơn vị có chuyên môn:Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn về cơ sở phân loại, có thể trao đổi với đại lý hải quan hoặc đơn vị có chuyên môn về xuất nhập khẩu để kiểm tra lại thông tin hàng hóa, hồ sơ và mã HS đang sử dụng.
Doanh nghiệp bạn đang có lô hàng cần rà soát lại thông tin khai báo hoặc chưa chắc chắn về cơ sở xác định mã HS, liên hệ Logsun để được hỗ trợ nhé!"